Jei projekte reikia daryti pakeitimus
Įprastai, patvirtintos paraiškos turėtų būti vykdomos taip, kaip aprašyta gavėjo pateiktoje elektroninėje formoje, tačiau atsižvelgiant į koronaviruso sukeltą situaciją ir matant, jog projekto nebus įmanoma įgyvendinti taip, kaip numatyta paraiškoje tada rekomenduojama:
- svarstyti galimybę artimiausiu metu suplanuotus renginius nukelti vėlesniam laikui;
- jei renginių atidėti neišeina, tuomet bandyti pakeisti juos į internetinius seminarus ar panašius renginius;
- planuotas veiklas atšaukti blogiausiu atveju, pritaikant Sprendime dėl dotacijos (Grant Decision) numatytas „force majeure“ sąlygas.
Bet kuriuo atveju, esant pakeitimams, remiantis Sprendimo dėl dotacijos Bendrųjų sąlygų skyriumi Nr. 1, paramos gavėjas privalo suderinti su EACEA agentūra visus projekto įgyvendinimo pokyčius.
Internetiniai seminarai
Tokiu atveju, kai projekte rengiami numatyti ar su agentūros EACEA sutikimu suderinti paraiškoje nenumatyti internetiniai seminarai, paramos gavėjas turėtų laikytis atitinkamų principų: dalyviai, kurie stebi renginius per internetinius seminarus, gali būti laikomi tiesioginiais dalyviais, jei naudos gavėjas gali pateikti įrodymus / patvirtinamuosius dokumentus, įrodančius jų realų dalyvavimą seminare (t. y. internetinės registracijos priemonės, dalyvių atsiliepimų formos, kuriose išdėstoma pagrindinė jų informacija, įskaitant jų tautybę, el.p paštu siųstų kvietimų dalyvauti ir sutikimų dalyvauti įrodymai) pagal tų pačių Bendrųjų sąlygų dalį Nr. 20 - Deklaruotų sumų atpažįstamumas ir patikrinamumas, str. 20.2 įrašai ir kiti dokumentai deklaruotoms išlaidoms ir įmokoms pagrįsti.
Tiek fiziniams renginiams, tiek internetiniams seminarams taikoma ši nuostata:
Jei vyktų patikrinimai ar auditai, paramos gavėjas privalėtų pateikti šiuos Bendrųjų sąlygų skyriuje Nr.27 aprašytus duomenis:
b) paramos, kuri skaičiuojama remiantis vienetais (angl. - unit costs), atveju: tinkami patvirtinamieji dokumentai deklaruotų vienetų skaičiui įrodyti.
Paramos gavėjas tokiu atveju neturi konkrečiai įvardinti, kokios tinkamos išlaidos buvo padengtos ar pateikti jas įrodančius dokumentus, tokius kaip finansinės apskaitos ataskaitos, kad būtų įrodyta deklaruota suma už vienetą;
c) paramos fiksuoto dydžio sumomis (angl. – lump sum costs) atveju: atitinkami patvirtinamieji dokumentai, įrodantys, kad veiksmas buvo tinkamai įgyvendintas.